Comment importer des produits de soin de la peau de Chine : documents, conformité et exigences douanières

1. Introduction

L'importation de produits de soin de la peau en provenance de Chine peut offrir aux marques de beauté un accès à des coûts de fabrication compétitifs, à un développement OEM/ODM flexible et à un large éventail d'options de formulation et d'emballage.

Cependant, réussir l'importation de produits cosmétiques implique plus que de trouver un fabricant et d'organiser le transport international.

Avant que vos produits ne quittent l'usine, vous devrez peut-être préparer des documents commerciaux, des informations sur les produits, des rapports de tests, la documentation relative aux ingrédients, les documents douaniers et les documents de conformité du marché de destination.

Les exigences exactes dépendent de :

• Le pays de destination
• Catégorie de produits
• Allégations relatives au produit
• Ingrédients
• Conditionnement
• Importateur
• Canal de vente
• Réglementation cosmétique applicable

Un fabricant OEM/ODM professionnel peut vous fournir une grande partie des documents relatifs aux produits et à la fabrication dont vous avez besoin, mais l'importateur et le propriétaire de la marque restent responsables du respect des exigences du marché de destination.

Ce guide explique comment importer des produits de soin de la peau de Chine, quels documents vous pourriez avoir besoin, ce que votre fabricant doit fournir et ce qu'il faut vérifier avant que votre envoi ne quitte l'usine.

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2. Le processus de base d'importation de produits de soins de la peau en provenance de Chine

Le processus global peut être simplifié comme suit :

Concept de produit
↓
Choisir un fabricant OEM/ODM
↓
Développement de formules et d'emballages
↓
Examen des tests et de la conformité
↓
Fabrication de produits
↓
Préparer les documents d'exportation et d'importation
↓
Expédition internationale
↓
Dédouanement
↓
Livraison à l'entrepôt / distributeur

Il est important de noter que la mise en conformité ne doit pas commencer une fois la production terminée.

Il convient d'identifier votre marché cible avant de finaliser la formule, les allégations, l'étiquetage et l'emballage.

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3. Quels documents sont nécessaires pour importer des produits de soin de la peau de Chine ?

Il n'existe pas de dossier de documentation unique et universel pour tous les envois de produits de soins de la peau.

Les exigences varient selon le pays et le produit.

Toutefois, la documentation commerciale et produit comprend généralement :

Tous les envois ne nécessitent pas tous les documents énumérés ci-dessus.

Le contenu approprié du dossier documentaire doit être déterminé en fonction du marché de destination, du type de produit, du mode d'expédition et des réglementations applicables.

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4. Facture commerciale

La facture commerciale est l'un des documents clés utilisés dans le commerce international.

Il contient généralement des informations telles que :

• Vendeur
• Acheteur
• Description du produit
• Quantité
• Prix ​​unitaire
• Valeur totale
• Devise
• Pays d'origine
• Incoterms
• Code SH le cas échéant

Les informations figurant sur la facture doivent correspondre à l'envoi réel.

Par exemple, si la facture décrit :

3 000 unités de sérum facial

L’envoi physique, la liste de colisage et les autres documents pertinents ne doivent pas contenir de descriptions ou de quantités de produits contradictoires.

Une documentation incohérente peut engendrer des questions douanières inutiles ou des retards.

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5. Liste de colisage

La liste de colisage fournit des informations détaillées sur la manière dont l'envoi est physiquement emballé.

Cela peut inclure :

• Nombre de cartons
• Dimensions du carton
• Poids brut
• Poids net
• Quantité de produit
• Configuration de l'emballage
• Numéros de carton

La liste de colisage est particulièrement utile pour les transitaires, les courtiers en douane, les entrepôts et les équipes de réception.

Pour les envois volumineux, des informations précises au niveau du carton peuvent également faciliter considérablement la réception en entrepôt.

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6. Connaissement ou lettre de transport aérien

Le document de transport dépend du mode d'expédition.

Pour le fret maritime, il s'agit généralement d'un :

Connaissement (B/L)

Pour le fret aérien, il s'agit généralement d'un :

Lettre de transport aérien (LTA)

Ces documents fournissent des informations sur l'expédition et le transport entre l'exportateur et la destination.

Le document d'expédition doit être soigneusement coordonné avec la facture commerciale et la liste de colisage.

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7. Certificat d'origine

Un certificat d'origine indique le lieu de fabrication des produits.

Pour les produits de soin de la peau fabriqués en Chine, cela peut servir à établir le pays d'origine des produits à des fins douanières ou autres fins commerciales.

La nécessité d'un certificat officiel dépend de :

• pays de destination
• accord commercial
• exigences douanières
• Exigences de l'importateur
• Type d'expédition

Votre transitaire ou votre courtier en douane peut vous aider à déterminer si un tel document est nécessaire pour votre envoi.

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8. Spécifications du produit

Une fiche technique de produit fournit des informations techniques sur le produit.

Selon le produit, cela peut inclure :

• Nom du produit
• Type de produit
• Apparence
• Couleur
• Odeur
• pH
• Viscosité
• Contenu net
• exigences microbiologiques
• Conditions de stockage
• durée de conservation

Ce document peut contribuer à garantir que le fabricant, le propriétaire de la marque, l'équipe de contrôle qualité et l'importateur travaillent selon les mêmes normes de produit.

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9. Liste des ingrédients

Pour les produits de soin de la peau, la documentation relative aux ingrédients est particulièrement importante.

Le fabricant doit fournir des informations précises sur la formulation pour le processus d'examen réglementaire et d'étiquetage de la marque.

Selon le marché de destination, les informations sur les ingrédients peuvent devoir être présentées conformément à des exigences spécifiques en matière de dénomination et d'étiquetage.

Ne vous contentez pas de copier la liste des ingrédients d'un autre produit.

La déclaration finale des ingrédients doit correspondre à la formule réellement fabriquée et aux exigences du marché applicable.

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10. Certificat d'analyse (COA)

Un certificat d'analyse (COA) fournit les résultats des tests par rapport aux spécifications définies du produit.

Selon le produit, il peut contenir des informations relatives à :

• Apparence
• Odeur
• pH
• Viscosité
• Résultats microbiologiques
• caractéristiques physiques ou chimiques

Le contenu exact varie selon le fabricant, le produit et les exigences de test.

Un certificat d'analyse (COA) doit être associé au lot ou au lot de production approprié, le cas échéant.

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11. FDS / MSDS

Une fiche de données de sécurité (FDS), anciennement appelée fiche de données de sécurité des matériaux (FDS-MMS), fournit des informations de sécurité concernant une substance ou un mélange.

Cela peut inclure :

• Identification du produit
• Informations sur les dangers
• Informations sur la composition
• Manutention et stockage
• Informations sur les transports
• mesures d'urgence

La nécessité d'une fiche de données de sécurité (FDS) pour un envoi donné dépend du produit et des exigences de transport.

Ne présumez pas que chaque produit cosmétique nécessite automatiquement la même documentation FDS.

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12. Rapports d'essais

Les exigences en matière de tests dépendent fortement du produit et du marché de destination.

Les tests potentiels peuvent inclure :

• Tests microbiologiques
• Tests de stabilité
• Tests de préservation/de résistance
• tests de compatibilité d'emballage
• Tests liés à la sécurité
• Dépistage des métaux lourds le cas échéant
• Autres tests spécifiques au marché

Le point important est :

Des tests doivent être planifiés en fonction du marché cible avant la production en série.

Attendre que les produits soient déjà fabriqués peut engendrer des retards inutiles et des coûts supplémentaires.

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13. Documentation BPF et ISO

Les acheteurs internationaux demandent souvent aux fabricants des preuves de leurs normes de fabrication.

Les documents courants peuvent inclure :

• Certifications liées aux BPF
• ISO 22716
• Documentation de gestion de la qualité
• rapports d'audit d'usine
• licences ou qualifications de fabrication

Toutefois, les certificats doivent être vérifiés plutôt que d'être acceptés simplement parce qu'ils figurent sur le site web d'un fournisseur.

Un bon fabricant devrait être capable d'expliquer :

• Qui a délivré le certificat
• Quelles installations cela couvre-t-il ?
• La période de validité
• Quelles normes cela représente-t-il ?

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14. Que doit fournir votre fabricant OEM/ODM ?

Un fabricant OEM/ODM professionnel de soins de la peau peut vous apporter son soutien en matière de :

Documentation produit

• Spécifications du produit
• Informations sur les ingrédients
• COA
• Rapports de tests
• Informations sur la stabilité
• Informations sur la fabrication

Documentation de fabrication

• Documentation relative aux BPF
• Documentation ISO
• qualifications de l'usine
• procédures de contrôle qualité

Documentation d'exportation

• facture commerciale
• Liste de colisage
• Certificat d'origine, le cas échéant
• Informations relatives à l'expédition

Cependant, les documents exacts disponibles dépendent du fabricant et du marché de destination.

Avant de passer commande, demandez à votre fournisseur :

« Quels produits et documents d'exportation pouvez-vous fournir pour mon marché cible ? »

Il convient de répondre à cette question avant la production, et non après que l'expédition soit prête.

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15. Comment importer des produits de soins de la peau de Chine aux États-Unis

Les États-Unis disposent de leur propre cadre réglementaire pour les cosmétiques.

Pour les marques vendant des cosmétiques aux États-Unis, les points importants à prendre en compte peuvent inclure :

• Sécurité des produits
• Conformité des ingrédients
• Étiquetage cosmétique
• exigences relatives aux installations et aux produits
• Réclamations
• Responsabilités de l'importateur

L’environnement réglementaire américain a également évolué dans le cadre de la loi sur la modernisation de la réglementation des cosmétiques (MoCRA).

Par conséquent, les marques américaines ne devraient pas se fier uniquement à la déclaration d'un fabricant selon laquelle un produit est « approuvé par la FDA ».

En général, les produits cosmétiques ne sont pas approuvés par la FDA avant leur commercialisation de la même manière que les médicaments.

Les marques doivent plutôt comprendre les exigences et les responsabilités cosmétiques applicables à leurs produits.

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16. Comment importer des produits de soins de la peau dans l'Union européenne

L'Union européenne dispose d'un système de conformité cosmétique plus structuré.

Pour les produits mis sur le marché de l'UE, les marques doivent généralement prendre en compte :

• Personne responsable
• Fichier d'information produit (PIF)
• Rapport sur la sécurité des produits cosmétiques (CPSR)
• Conformité des ingrédients
• Étiquetage des produits
• Notification CPNP
• Conformité aux réclamations

C’est l’une des raisons pour lesquelles la conformité aux normes européennes doit être prise en compte lors du développement de produits.

Par exemple, modifier la formule après la préparation d'un CPSR peut engendrer du travail supplémentaire.

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17. Comment importer des produits de soin de la peau au Royaume-Uni

Le Royaume-Uni a mis en place sa propre réglementation en matière de produits cosmétiques suite au Brexit.

Les marques vendant des cosmétiques en Grande-Bretagne doivent généralement prendre en compte des exigences telles que :

• Personne responsable au Royaume-Uni
• Fiche d'information produit
• Évaluation de la sécurité
• Notification produit
• Étiquetage
• Conformité des ingrédients

En Irlande du Nord, les considérations réglementaires peuvent varier selon les circonstances.

Par conséquent, les marques doivent identifier précisément leur marché de vente au Royaume-Uni avant de préparer les documents de conformité.

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18. Qu’en est-il du Canada, de l’Australie et des autres marchés ?

Les exigences cosmétiques varient selon les marchés.

Par exemple, les exigences peuvent varier concernant :

• Notification produit
• Restrictions relatives aux ingrédients
• Étiquetage
• parties responsables
• Documentation de sécurité
• Réclamations
• Procédures d'importation

C’est pourquoi un fabricant ne devrait pas simplement dire à une marque :

« Ce produit est conforme aux normes internationales. »

Il n'existe pas de certificat de conformité cosmétique universel qui rende automatiquement un produit de soin de la peau légal sur tous les marchés.

Il conviendrait plutôt d'évaluer la conformité en fonction du marché de destination spécifique.

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19. Documents relatifs au produit vs. documents douaniers

Ces deux catégories sont souvent confondues.

Documents douaniers

Principalement, soutien au commerce international et au dédouanement.

Exemples :

• Facture commerciale
• Liste de colisage
• Connaissement
• Certificat d'origine

Documents de conformité des produits

Soutenir la vente légale et l'évaluation réglementaire du produit.

Exemples :

• Informations sur les ingrédients
• Documentation de sécurité
• Rapports de tests
• Spécifications du produit
• CPSR
• PIF
• Notifications spécifiques au marché

Un envoi peut être accompagné de tous les documents douaniers nécessaires alors que le produit lui-même ne possède pas encore la documentation requise pour une vente légale sur le marché de destination.

Cette distinction est extrêmement importante pour les nouvelles marques.

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20. Quand devez-vous préparer les documents d'importation et de conformité ?

Une erreur fréquente consiste à ne préparer les documents que lorsque les marchandises sont prêtes à être expédiées.

Une meilleure approche consiste à :

Avant le développement de la formule

Identifier:

• Marché cible
• Catégorie de produits
• Réclamations prévues
• restrictions réglementaires

Lors du développement de la formule

Revoir:

• Ingrédients
• Concentrations
• Allégations relatives au produit
• exigences de test

Avant l'approbation de l'emballage

Vérifier:

• Exigences d'étiquetage
• Déclaration des ingrédients
• Contenu net
• Informations du fabricant
• Informations sur la partie responsable
• Réclamations

Avant la production

Confirmer:

• Formule
• Conditionnement
• Documentation
• exigences de test

Avant l'expédition

Vérifier:

• facture commerciale
• Liste de colisage
• Documents d'expédition
• Informations douanières
• exigences du marché de destination

Cette approche permet d'éviter des modifications coûteuses après la production.

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21. Erreurs courantes de documentation lors de l'importation de produits cosmétiques

Erreur n° 1 : Supposer que le fabricant s’occupe de tout

Une usine OEM/ODM peut fournir des documents importants, mais la marque/l'importateur peut toujours avoir des responsabilités réglementaires sur le marché de destination.

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Erreur n° 2 : Utiliser un document de formule obsolète

La documentation doit correspondre à la formule finale réelle.

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Erreur n° 3 : Informations produit incohérentes

Les éléments suivants doivent être cohérents le cas échéant :

• Nom du produit
• Quantité
• Formule
• Conditionnement
• Facture
• Liste de colisage
• Étiquette

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Erreur n°4 : Ignorer les allégations relatives au produit

Des affirmations telles que :

• Traite l'acné
• Guérit l'eczéma
• Répare les affections liées à la maladie

peut potentiellement modifier la façon dont un produit est réglementé.

Les allégations cosmétiques doivent donc être examinées avant la finalisation des emballages et des supports marketing.

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Erreur n° 5 : Attendre l’expédition pour vérifier la conformité

Cela peut engendrer des retards importants.

Une meilleure approche consiste à identifier les exigences réglementaires avant de finaliser la formule et l'emballage.

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22. Comment choisir un fabricant OEM/ODM pour l'exportation internationale

Si vous envisagez de vendre des produits de soin de la peau à l'international, la capacité d'exportation doit faire partie de votre évaluation de fabricant.

Demandez aux fabricants potentiels :

1. Vers quels pays exportez-vous actuellement ?
2. Pouvez-vous me fournir les spécifications du produit ?
3. Pouvez-vous fournir la liste des ingrédients ?
4. Pouvez-vous fournir les certificats d'analyse et les rapports de tests pertinents ?
5. Quelles certifications de fabrication possédez-vous ?
6. Pouvez-vous assurer la conformité aux exigences du marché de destination ?
7. Pouvez-vous fournir des factures commerciales et des listes de colisage ?
8. Pouvez-vous collaborer avec mon transitaire ?
9. Pouvez-vous prendre en charge l'étiquetage personnalisé ?
10. Pouvez-vous me fournir la documentation relative à mon marché cible ?

Pour plus de conseils sur l'évaluation des fournisseurs, consultez [Comment choisir un fabricant OEM/ODM de soins de la peau en Chine].

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23. Comment le développement de produits affecte la conformité à l'importation

La documentation relative à l'importation ne doit pas être dissociée du développement du produit.

La formule, l'emballage, les allégations et le marché cible influencent tous les exigences finales en matière de conformité.

C’est pourquoi le processus de développement devrait généralement suivre le chemin suivant :

Marché → Concept du produit → Formule → Tests → Conditionnement → Conformité → Production → Exportation

Pour une explication détaillée du processus de fabrication d'un produit de soin de la peau, consultez notre [Processus de développement des produits de soins de la peau : de la formule à la production de masse]

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24. Liste de vérification finale avant expédition

Avant que vos produits de soin de la peau ne quittent la Chine, veuillez vérifier les points suivants :

Produit

• Formule finale approuvée
• Informations sur les ingrédients confirmées
• Spécifications du produit terminées
• Tests effectués là où nécessaire
• Compatibilité de l'emballage vérifiée

Conditionnement

• Œuvre finale approuvée
• Déclaration des ingrédients vérifiée
• Contenu net confirmé
• Informations requises sur le fabricant/importateur incluses
• Réclamations examinées

Fabrication

• Production terminée
• Contrôle qualité terminé
• Certificat d'analyse disponible le cas échéant
• Informations sur le lot confirmées

Expédition

• facture commerciale
• Liste de colisage
• Certificat d'origine, le cas échéant
• Connaissement / Lettre de transport aérien
• Informations douanières
• Instructions du transitaire

Marché de destination

• Réglementation applicable en matière de cosmétiques examinée
• Notification/inscription requise effectuée
• Une personne responsable est désignée le cas échéant.
• Documentation de sécurité requise complétée

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25. Conclusion finale

L'importation de produits de soins de la peau en provenance de Chine peut être simple lorsque le développement du produit, la documentation, l'expédition et les processus réglementaires sont planifiés simultanément.

Le principe le plus important est simple :

N’attendez pas que vos produits soient prêts à être expédiés pour penser à la conformité.

Identifiez d'abord votre marché cible.

Ensuite, élaborez la formule, les allégations, l'emballage, les tests et la documentation en fonction des exigences de ce marché.

Un fabricant OEM/ODM fiable peut apporter un soutien précieux tout au long de ce processus, mais les responsabilités exactes du fabricant, du propriétaire de la marque, de l'importateur, du courtier en douane et du représentant réglementaire peuvent varier selon le marché.

L'objectif n'est pas simplement de faire sortir vos produits de l'usine.

L'objectif est de s'assurer qu'ils puissent passer la douane, entrer sur votre marché et être vendus légalement aux clients.

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FAQ

Quels documents sont nécessaires pour importer des produits de soin de la peau de Chine ?

Les documents courants peuvent inclure une facture commerciale, une liste de colisage, un document de transport, un certificat d'origine le cas échéant, les spécifications du produit, la liste des ingrédients et les documents relatifs aux tests ou à la conformité. Les exigences exactes dépendent du marché de destination et du produit.

Un fabricant chinois de produits de soins de la peau peut-il fournir tous les documents d'importation ?

Un fabricant peut généralement fournir de nombreux documents relatifs au produit et à l'exportation, mais pas nécessairement tous les documents réglementaires exigés par le marché de destination. Les marques et les importateurs peuvent avoir des responsabilités supplémentaires.

Les produits de soin de la peau ont-ils besoin d'un certificat de la FDA pour entrer aux États-Unis ?

Les produits cosmétiques ne sont généralement pas soumis au même système d'autorisation de mise sur le marché que les médicaments. Les entreprises cosmétiques américaines doivent se renseigner sur les exigences applicables en vertu de la législation américaine, notamment sur les obligations liées à la loi MoCRA.

Ai-je besoin d'une personne responsable pour vendre des cosmétiques en Europe ?

Les produits cosmétiques de l'UE nécessitent généralement une personne responsable au sein de l'UE et une documentation de conformité supplémentaire, notamment un dossier d'information sur le produit et une évaluation de la sécurité.

Dois-je vérifier la conformité avant la fabrication ?

Oui. Il est fortement recommandé d'identifier les besoins de votre marché cible avant de finaliser la formule, les allégations, l'étiquetage et l'emballage.

Puis-je utiliser la même formule de soin de la peau dans tous les pays ?

Pas nécessairement. Les restrictions relatives aux ingrédients, les exigences en matière d'étiquetage, les règles concernant les allégations et autres exigences réglementaires peuvent varier d'un marché à l'autre.

Quelle est la différence entre une facture et une liste de colisage ?

Une facture commerciale documente principalement la transaction commerciale et la valeur des marchandises, tandis qu'une liste de colisage décrit comment les marchandises sont physiquement emballées et expédiées.

Quelles questions dois-je poser à un fabricant OEM avant d'importer des produits de soin de la peau ?

Renseignez-vous sur leurs qualifications en matière de fabrication, leur expérience à l'exportation, la documentation produit, leurs capacités de test, leurs certifications, leur quantité minimale de commande (MOQ), leurs options d'emballage et leur capacité à soutenir votre marché cible.